اقرأ هذه المقالة قبل حضورك الإجتماع القادم

سؤال (سألته نفسي من قبل)  … هل الإجتماعات الخاصة بالعمل مهمة فعلاً؟ وهل فعلاً أن تفاصيل العمل لن تتحرك إذا لم يكن هناك اجتماع رسمي يقام بشكل دوري ؟

بالطبع لا !

وأنا شخصياً ، اكره الإجتماعات المطولة ، وخصوصاً إن ارتبطت بأحد الجهات الحكومية ، اشعر أنني افقد التركيز بشكل كبير بعد مرور أول نصف ساعة ، وأشعر بعدها أن المخزون الذهني لبقية اليوم قد استنزف بشكل مزعج ، وخصوصاً لو كان الطرف الآخر من الشخصيات اللطيفة التي تحب أن تمارس واجب الضيافة أثناء الإجتماعات دون توقف.

لا أُنكر أن قرأتي لكتاب (اقرأ هذا قبل أن نجتمع سوياً ، آل بيتينبالي) قد أثرت قليلاً على بعض مفاهيمي حول الإجتماعات الخاصة بالعمل ، حيث يقسم الكاتب الإجتماعات العملية لعدة أنواع منها:

١. جلسات العصف الذهني (ولا يعتبرها الكاتب مضيعة للوقت) ويفضل الكاتب عدم تسميتها اجتماعات/اجتماع وذلك لوجود هدف واضح ومحدد لا يمكن تنفيذه غالباً إلا بتجمع عدة أفراد.

٢. ورش العمل (أيضاً لا يعتبرها الكاتب مضيعة للوقت) وذلك لوضوح مخرجاتها المفترضة قبل بداية تنفيذها ، مع الحرص على ربطها بساعات وأجندة محددة بشكل دقيق وحازم.

٣. الإجتماعات بين شخصين فقط ، وهنا يصر الكاتب أن أي اجتماع بين شخصين لا يعتبر إجتماع أصلاً ! بل هي عبارة عن محادثة بين اثنين مع تبادل الأفكار، ولن تضر إن صاحبات القليل من العبث.

في الحقيقة ، استنتجت من الكاتب وبعض تجارب الإجتماعات السابقة ، أن الإجتماعات بمجملها مضيعة للوقت إلا ما رحم ربي ، فتجد أنك دون أن تشعر قد استنزفت عدة طاقات وساعات ، وبعض الإجتماعات التي يحضرها ٤ أشخاص على سبيل المثال لمدة ٣ ساعات قد أخذت فعلياً ١٢ ساعة عمل ، كانت من الممكن أن تصرف بحكمة أكثر.

اشتهر ستيف جوبز بندرة اجتماعاته الروتينية وحرصه الشديد باختيار الأعضاء الذين سيحضرون الإجتماع ، لدرجة قد تصل أحياناً لطرد البعض من قاعة الإجتماعات بكل سهولة.

 « ٣ ساعات X  ٤ أشخاص = ١٢ ساعة عمل  »،  وبكل واقعية إن حسبت معدل الإستفادة لآخر ٥ اجتماعات حضرتها  ستجد أن  ٣ منها على الأقل كان من الممكن الخروج بنتائجها بالخوض في بعض المحادثات القصيرة إن لم تكن جميعها.

ما المانع من حضور الإجتماعات عبر برنامج سكايب أو غيره ؟